Haga un inventario de sus actividades laborales

Si a usted le dicen haga un inventario de sus actividades laborales, se sobre entiende, que se debe hacer una especie de recuento de todas y cada una de las actividades que usted hace en su puesto de trabajo desde que llega muy temprano en la mañana, hasta que decide retirarse en la tarde para dar por terminadas sus labores del día. Esto es muy variable, como es de suponer, varía según el cargo que se desempeñe en una empresa, de su profesión, y del tipo de empresa.

Pero vamos a hacernos a la idea de que el puesto que se ocupa, es el de vendedor en la calle, concretamente vendedor de seguros. Entonces, empecemos por que entramos a las ocho de la mañana a la oficina donde nos reunimos todos los corredores de seguro, y donde cada uno por supuesto debe contar con su propio escritorio. Saco mi portafolio, Full up, o fichero portátil, reviso el segmento con el día de la fecha actual, después de ver que clientes tengo por visitar, los paso para mi agenda.

Después de saborear el café que me ofreció la secretaria, reviso algunos pagos pendientes para notificarles a mis clientes que ya han sido honrados los compromisos por parte de la empresa, y que estamos siempre a la orden.

Hago un itinerario de visitas en orden para no ir de adelante hacia atrás, y así distribuir mejor mi tiempo. Antes de salir, llamo a mis clientes para anunciarles mi visita con la idea de no perder el tiempo,  con seguridad que todas las visitas no tendrán el mismo propósito.

Ya en la calle me dispongo a comenzar las visitas a los asegurados

Eso, ya en la calle me dispongo a comenzar las visitas a los asegurados, debo organizarme bien para visitarlos en orden para no tener que desviarme en sentido contrario a cada momento, aunque de todas formas, se supone que me deben estar esperando, ye he llamado previamente, y no debo ser yo el que falle a la cita o llegue tarde, de ésta manera le estaría dando pie al cliente de escurrirse bien sea para no pagar, o para no renovar la póliza, dando lugar a que la competencia se me pueda adelantar.

Una vez terminada mi rutina, tomo el rumbo que deba tomar para almorzar, y después de tomar una breve siesta si es que tengo donde y el tiempo suficiente, me dispongo a visitar a los clientes que me faltaron, y que por supuesto los tenía pautados para la tarde. En caso de que me sobre tiempo, entonces debo ocupar el resto de horas laborales que me quedan para visitar a nuevos posibles clientes.

Al terminar las visitas del día, si tengo que volver a la oficina, entonces voy, y si no me voy a casa, o a donde quiera. Debo descansar hasta el otro día que traerá su propio afán. Nunca los días son iguales, al menos en esta profesión de vendedor de seguros, pero este itinerario podría ser totalmente diferente si el cargo en que la persona se desempeñe, sea otro.

¿Cuál sería el inventario del trabajo diario de una secretaria?

Ahora vamos a ver cuál sería el inventario del trabajo diario de una secretaria, bueno, a llegar a la oficina lo primero que debe hacer una secretaria es brindar un café a su jefe, si no es que esta atribución se la toma la señora de la limpieza, pero lo lógico es que lo hiciera la secretaria. Luego de tomar nota de las cosas importantes que tenga que decirle su jefe inmediato, entonces es ella quien agenda en mano, debe recordar a su jefe cuales son los pendientes del día.

Al sentarse en su escritorio, debe comenzar a hacer las llamadas telefónicas que tenga que hacer para concertar citas, o confirmar las que estén acordadas para el día. Hacer reservaciones en restaurantes, hoteles, aeropuertos o lo que sea pertinente para las actividades del o los superiores.

Una vez terminadas todas las llamadas incluyendo las de cobranzas, tal vez tenga algún trabajo pendiente en el ordenador, tales como actualizaciones, archivos, redacciones, investigaciones, envíos de correos electrónicos, entre otros.

Se supone que también la secretaria debe ordenar documentos en sus respectivos archivos, y mantener en orden toda la papelería de la empresa. También debe revisar la agenda para ver si hay algo importante que deba recordarle al jefe para la primera hora de la mañana. Algunas veces debe recordarle hasta cosas personales como el aniversario de bodas, el cumpleaños de un hijo o cosas por el estilo que el jefe le haya pedido que lo apunte en la agenda.